How To Prepare Your Outdoor Event for Bad Weather

How To Prepare Your Outdoor Event for Bad Weather

Cara Mempersiapkan Acara Luar Ruangan Anda untuk Cuaca Buruk

Cuaca dapat berubah dengan cepat, dan tanpa rencana permainan yang tepat, cuaca buruk dapat mengubah waktu yang menyenangkan menjadi berbahaya. Untungnya, ada cara untuk mempersiapkan acara luar ruangan Anda menghadapi cuaca buruk agar staf dan tamu Anda tetap aman.

Pilih Tempat yang Fleksibel

Jika Anda belum memilih tempat Anda, sebaiknya pilih tempat yang memiliki ketersediaan dalam dan luar ruangan. Bicaralah dengan pemilik tempat sebelumnya dan pastikan mereka juga memiliki ruang untuk Anda dan tamu Anda di dalam ruangan. Bahkan jika Anda mungkin tidak membutuhkannya, lebih baik aman daripada basah kuyup, kedinginan, dan menyesal. Tempat yang berkualitas akan memiliki opsi cuaca buruk, dan jika tidak, cari tempat lain. Tidak ada salahnya memilih-milih kebutuhan Anda, dan tempat Anda harus dapat memenuhi semuanya.

Selenggarakan Acara di Tenda

Beberapa acara terlalu besar, dan Anda mungkin tidak memiliki opsi untuk menampung semua orang di dalam ruangan. Dalam kasus ini, mempekerjakan personel konstruksi untuk membangun struktur kain sementara bisa sangat menguntungkan. Struktur ini terjangkau dan dapat didirikan atau diruntuhkan dalam hitungan jam, tetapi jangan lupa untuk mengajukan pertanyaan penting! Banyak bangunan sementara yang dapat disesuaikan untuk menyertakan kamar mandi dan bahkan sistem HVAC, jadi ingatlah kebutuhan khusus acara Anda.

Tentukan dengan Jelas Rencana Pengembalian Dana Anda

Jika Anda akhirnya harus membatalkan acara karena cuaca, orang kemungkinan akan meminta pengembalian dana, tetapi Anda mungkin tidak mampu memberikannya. Sangat menguntungkan untuk memiliki kebijakan pengembalian dana yang jelas, apakah Anda memiliki kebijakan pengembalian dana penuh, sebagian, atau tidak ada sama sekali. Tidak semua orang akan mengerti mengapa mereka tidak bisa mendapatkan pengembalian dana, jadi jelaskan mengapa dalam kebijakan pengembalian dana Anda agar pelanggan yang marah lebih sedikit.

Buat dan Komunikasikan Rencana B

Bagaimanapun Anda memutuskan untuk menghadapi cuaca buruk, Anda perlu menyusun strategi dengan staf Anda dan berkomunikasi dengan jelas, artinya setiap orang harus mendapat informasi dan tetap mendapat informasi. Tamu Anda juga harus memiliki akses ke rencana darurat apa pun, seperti kapan harus pergi, ke mana harus pergi, dan prosedur keselamatan apa pun. Ketika semua orang memiliki pemahaman yang sama tentang apa yang harus dilakukan, segalanya akan menjadi lebih lancar. Jika Anda memiliki aplikasi untuk acara, Anda dapat menggunakannya untuk berkomunikasi dan mengirimkan petunjuk arah langsung ke tamu.

Serahkan Perlengkapan Hujan

Ponco murah mudah didapat serta payung dan perlengkapan hujan lainnya. Anda bahkan dapat menjual perlengkapan hujan bermerek di konter merchandise untuk mendapatkan uang tambahan. Akhirnya, Anda akan mengalami masalah cuaca, jadi itu pasti sepadan dengan investasinya, plus Anda akan mendapatkan iklan gratis!

Jika Anda berpikir jauh ke depan, mempersiapkan acara luar ruangan untuk menghadapi cuaca buruk itu mudah. Meskipun mungkin memerlukan beberapa langkah ekstra dan sedikit uang ekstra, tamu Anda akan menghargai tuan rumah yang penuh perhatian, dan masa depan Anda pasti akan berterima kasih.

Author: Ethan Martinez